روز مشاور مهاجرت میان جلسه‌های مشاوره و مهلت‌های ثبت پرونده می‌گذرد، اما تلفن دفتر بارها برای یک پرسش زنگ می‌خورد: «پرونده‌ام چه شد؟» منشی هوش مصنوعی مارویک ای‌آی در وان شبانه‌روزی پاسخ می‌دهد، مشخصات پرونده را میگیرد، پرسش‌های فهرست مدارک را از چک‌لیست خود دفتر جواب می‌دهد و جلسهٔ مشاوره را در تقویم مشاور ثبت میکند ـ و هرگز جای مشاور مجاز، مشاورهٔ مهاجرتی نمیدهد.
مارویک ای‌آی برای دفاتر مهاجرت وان منشی هوش مصنوعی‌ای می‌سازد که مرز کارش را دقیق می‌شناسد: پاسخگویی و هماهنگی با اوست، قضاوت مهاجرتی با مشاور مجاز دفتر. منشی بر پایهٔ تنظیمات خود دفتر پاسخ می‌دهد، برای پرسش‌های مدارک فقط از چک‌لیست دفتر استفاده میکند، مشخصات هر تماس‌گیرنده را میگیرد و خلاصهٔ هر گفت‌وگو را در داشبورد می‌گذارد. مارویک ای‌آی در کانادا ساخته شده است و اطلاعات مشتریان را طبق قوانین حریم خصوصی کانادا نگه می‌دارد.
تماس‌گیرنده اول خودش را معرفی میکند و مشخصات پروندهاش به روشی که دفتر تعیین کرده گرفته میشود؛ بعد فقط همان اطلاعات وضعیتی گفته میشود که دفتر برای اعلام آماده کرده است. منشی هوش مصنوعی مشاورهٔ مهاجرتی نمیدهد، شرایط هیچکس را ارزیابی نمیکند و نتیجهٔ هیچ پروندهای را پیشبینی نمیکند؛ هر موضوعی که داوری مشاور بخواهد همان لحظه به او ارجاع میشود.
برای هر نوع پرونده، فهرست مدارک یک بار توسط خود دفتر در سامانه گذاشته میشود و منشی پرسش‌های تکراری موکل‌ها را فقط از همان فهرست پاسخ می‌دهد؛ نه چیزی به آن اضافه میکند و نه دربارهٔ مدارک پروندهٔ خاصی نظر می‌دهد.
متقاضی آماده، زمان مشاوره را در همان گفت‌وگو انتخاب میکند و جلسه در تقویم مشاور مربوط ثبت میشود. پیش از موعد جلسه برای متقاضی پیام یادآوری می‌فرستد و همراه آن میگوید برای جلسه چه مدارکی بیاورد تا جلسهٔ اول نیمه‌کاره نماند.
وقتی کسی در وب‌سایت دفتر یا زیر محتوای دفتر درخواست مشاوره می‌گذارد، خدمت «پاسخ فوری به مشتری» ظرف ۶۰ ثانیه با او تماس میگیرد؛ گفت‌وگو همان وقت شروع میشود، نه وقتی که مشاور از جلسهٔ قبلی بیرون آمده و متقاضی سرد شده است.
موکل و متقاضی دفتر مهاجرت معمولاً از نخستین جمله به زبان خودش حرف میزند: فارسی، انگلیسی یا زبان‌های دیگر. منشی هوش مصنوعی به ۵۲ زبان پاسخ می‌دهد و تا پایان گفت‌وگو همان زبانی را نگه می‌دارد که تماس‌گیرنده با آن راحت است.
موکلی که ماه‌ها منتظر خبر پروندهاش است، برای یک پاسخ کوتاه بارها زنگ میزند. اگر هر بار به پیامگیر برسد، اضطرابش بیشتر میشود و بار بعد هم زنگ میزند؛ خط دفتر میان جلسه‌های مشاور مدام با همین تماس‌های تکراری اشغال می‌ماند.
مشاوری که در جلسهٔ مشاوره نشسته نمی‌تواند گوشی را بردارد و نباید هم بردارد؛ کسی که برای جلسهٔ مشاوره وقت گرفته حق دارد تمام وقت مشاور مال او باشد. اما تماسی که همان لحظه بی‌پاسخ می‌ماند، شاید متقاضی تازه‌ای باشد که همین امروز دفترش را انتخاب میکند.
«برای پروندهٔ همسرم چه مدارکی لازم است؟» پرسشی است که هر روز با همان جواب تکرار میشود. وقتی پاسخش به برگشتن منشی یا مشاور به دفتر گره بخورد، هم موکل معطل می‌ماند و هم ساعت‌های کاری دفتر صرف جواب‌هایی میشود که از پیش معلوم‌اند.
موکل یا متقاضی‌ای که هنوز بیرون از کانادا زندگی میکند، از منطقهٔ زمانی دیگری زنگ میزند؛ برای او ظهرِ وان نیمه‌شب است و برعکس. دفتری که فقط در ساعت اداریِ وان پاسخ می‌دهد، برای این تماس‌گیرنده‌ها عملاً همیشه بسته است.
خط فعلی دفتر به سامانهٔ پاسخگویی وصل میشود و شماره‌ای که موکل‌ها از قبل دارند همان می‌ماند؛ نه خط تازه‌ای خریده میشود و نه لازم است شمارهٔ جدیدی به کسی اعلام شود.
فهرست مدارک هر نوع پرونده، روش گرفتن مشخصات تماس‌گیرنده و اینکه کدام موضوع‌ها همان لحظه به مشاور ارجاع شوند، یک بار ثبت میشود تا هر پاسخ بر پایهٔ روش خود دفتر داده شود.
از همان روز اول، هر تماس در داشبورد دفتر ثبت میشود: مدیر می‌بیند کدام تماس برای وضعیت پرونده بوده، کدام جلسهٔ مشاوره بسته شده و کدام موضوع منتظر نظر مشاور است و باید فوری به او برسد.
منشی نام و مشخصات پرونده را به روشی که دفتر تعیین کرده میگیرد و فقط همان اطلاعاتی را میگوید که دفتر برای چنین تماسهایی در اختیارش گذاشته است؛ اگر پاسخ نیازمند بررسی مشاور باشد، پیام موکل با مشخصات کامل همان لحظه به مشاور میرسد و موکل میداند که موضوعش ثبت شده و پیگیری میشود، نه اینکه در پیامگیر گم شود.
نه، هرگز. منشی هوش مصنوعی مشاورهٔ مهاجرتی نمیدهد، شرایط هیچکس را ارزیابی نمیکند و نتیجهٔ هیچ پروندهای را پیشبینی نمیکند. ارزیابی فقط در جلسهٔ مشاوره و به دست مشاور مجاز دفتر انجام میشود؛ کار منشی پاسخگویی، گرفتن مشخصات و رساندن متقاضی به همان جلسه است.
فقط از همان فهرست مدارکی که خود دفتر برای هر نوع پرونده در سامانه گذاشته است. اگر پرسشی بیرون از آن فهرست باشد یا به پروندهٔ خاصی مربوط شود، منشی آن را حدس نمی‌زند؛ موضوع را ثبت میکند و به مشاور ارجاع می‌دهد تا پاسخ دقیق از خود دفتر برسد.
به محض ثبت درخواست، خدمت «پاسخ فوری به مشتری» ظرف ۶۰ ثانیه با او تماس میگیرد، به پرسش‌های عمومی‌اش فقط از روی اطلاعات و چک‌لیست خود دفتر پاسخ می‌دهد و اگر آماده باشد، جلسهٔ مشاوره در همان گفت‌وگو در تقویم مشاور ثبت میشود. پیش از موعد جلسه برای متقاضی پیام یادآوری می‌فرستد و میگوید چه مدارکی همراه بیاورد.
دفتر با اشتراک پایه شروع میکند: از ۹۹ دلار در ماه، شامل ۳۰۰ دقیقهٔ مکالمه. پیش از اشتراک هم ۱۴ روز رایگان، بدون کارت بانکی فرصت هست تا پاسخگویی در روزهای واقعی دفتر آزموده شود.
این خدمت را به انگلیسی ببینید: ai-receptionist-vaughan
جلسهٔ معرفی رایگان برای دیدن همین روند است: موکلی برای وضعیت پروندهاش زنگ میزند، مشخصاتش گرفته میشود و پاسخش را میگیرد؛ متقاضی تازه هم در همان تماس جلسهٔ مشاوره‌اش را می‌بندد. پس از آن، ۱۴ روز رایگان، بدون کارت بانکی فرصت هست تا دفتر این روند را در روزهای واقعی خودش ببیند.
رزرو جلسهٔ معرفی رایگان