تلفن روی میز پذیرش زنگ می‌خورد و بیماری هم روبه‌روی مسئول پذیرش ایستاده است. منشی هوش مصنوعی مارویک ایآی در آرورا همان تماس را در همان لحظه پاسخ میدهد تا مسئول پذیرش گفتوگو با بیمار حاضر را رها نکند و تماس هم بی‌پاسخ نماند.
مسئول پذیرش در میانهٔ توضیح به بیماری که روبه‌رو ایستاده است نمی‌تواند گفتوگو را نیمه‌کاره رها کند و به تلفن برسد. تماس در همان فاصله بی‌پاسخ میماند و بیمار پشت خط پاسخی نمی‌شنود.
در آغاز ساعت کاری چند بیمار در فاصلهٔ کوتاهی تماس می‌گیرند. یک نفر به‌تنهایی پاسخ‌گوی همه نیست و تماسهایی که دیرتر می‌رسند در انتظار می‌مانند.
ثبت پرونده، هماهنگی با اتاق معاینه و پاسخ به پرسشهای بیماران حاضر هم‌زمان پیش می‌آید. در چنین لحظه‌هایی پاسخگویی تلفنی نخستین کاری است که عقب می‌افتد.
بیماری که عصر یا پس از پایان ساعت کاری تماس میگیرد به پذیرش دسترسی ندارد. اگر پاسخی نگیرد نوبت‌گیری او به روز دیگری موکول میشود و گاهی اصلاً انجام نمی‌شود.
مارویک ایآی پاسخگویی تلفنی کلینیک را بر عهده میگیرد تا مسئول پذیرش با تمرکز به بیماران حاضر برسد. منشی هوش مصنوعی به فارسی و انگلیسی پاسخ میدهد، ساعتهای آزاد تقویم را پیشنهاد میکند و پس از هر تماس خلاصه‌ای روشن در داشبورد کلینیک قرار میدهد. درخواستی تازه که از وب‌سایت می‌رسد نیز با «پاسخ فوری به مشتری» ظرف ۶۰ ثانیه به تماس تلفنی تبدیل میشود. مارویک ایآی پلتفرمی کانادایی است و اطلاعات بیماران را زیر نظر قوانین حریم خصوصی کانادا نگه میدارد.
اگر چند بیمار در یک لحظه تماس بگیرند، پاسخ هر تماس جداگانه و در همان لحظه آغاز میشود. هیچ‌کس پشت خط اشغال منتظر نمی‌ماند و مسئول پذیرش مجبور نیست میان بیمار حضوری و تلفن یکی را انتخاب کند.
منشی هوش مصنوعی تقویم کلینیک را بررسی میکند، زمان مناسب را با بیمار هماهنگ میکند و نوبت را همان‌جا ثبت میکند. تأیید نوبت برای بیمار فرستاده میشود و پیش از موعد برای او پیام یادآوری می‌فرستد.
ساعت کاری، نشانی، فهرست خدمات و شیوهٔ آماده‌سازی پیش از مراجعه از جمله پرسشهایی است که منشی هوش مصنوعی بر پایهٔ تنظیمات کلینیک پاسخ میدهد. مسئول پذیرش برای چنین پرسشهایی از کار حضوری جدا نمی‌شود.
نام بیمار، دلیل تماس و نتیجهٔ گفتوگو پس از پایان تماس در داشبورد ثبت میشود. تیم کلینیک در پایان ساعت شلوغ همهٔ تماسها را یک‌جا مرور میکند و موردی از قلم نمی‌افتد.
منشی هوش مصنوعی هرگز مشاورهٔ پزشکی نمیدهد. در موضوع فوری طبق دستورهای از پیش تعیینشدهٔ کلینیک عمل میکند، بیمار را به مسیر تعیین‌شده ارجاع میدهد و کلینیک را همان لحظه باخبر میکند.
ثبت‌نام انجام میشود و خط تلفن موجود کلینیک به مارویک ایآی وصل میشود. شمارهٔ آشنای بیماران تغییر نمی‌کند و برای این اتصال کار فنی پیچیده‌ای در کلینیک انجام نمی‌شود.
ساعت کاری، خدمات و قاعده‌های نوبتدهی یک بار ثبت میشود تا پاسخ‌ها با روال داخلی کلینیک هماهنگ باشد. برای نمونه نوبت‌های معاینهٔ نخست و نوبت‌های پیگیری با مدت و ترتیب جداگانه تعریف میشود تا منشی هوش مصنوعی هر کدام را درست پیشنهاد دهد.
از روز نخست پاسخگویی آغاز میشود. تیم کلینیک به‌جای گزارش‌های پراکنده خلاصهٔ هر گفتوگو و نوبت‌های ثبت‌شده را در داشبورد می‌بیند و نیازی به پیگیری جداگانهٔ تماسها ندارد.
بله. بیمار در همان تماس زمان تازه را از میان ساعتهای آزاد تقویم انتخاب میکند و نوبت پیشین جای خود را به زمان تازه میدهد. تغییر انجامشده در تقویم و داشبورد کلینیک دیده میشود و تأیید زمان تازه برای بیمار فرستاده میشود.
پاسخگویی شبانهروزی پس از پایان ساعت کاری نیز ادامه دارد. منشی هوش مصنوعی پاسخ میدهد، پرسشهای معمول را بر پایهٔ تنظیمات کلینیک جواب میدهد و در صورت نیاز نوبت روز کاری بعد را ثبت میکند. خلاصهٔ این تماسها در داشبورد کلینیک قرار میگیرد.
پاسخ تلفن به منشی هوش مصنوعی سپرده میشود و مسئول پذیرش گفتوگو با بیمار حاضر را ادامه میدهد. منشی هوش مصنوعی پاسخ میدهد، نوبت را ثبت یا جابهجا میکند و خلاصهٔ تماس را برای بررسی بعدی تیم در داشبورد نگه میدارد.
خیر. خط فعلی کلینیک به مارویک ایآی متصل میشود و شمارهای که بیماران میشناسند بدون تغییر باقی میماند. اتصال در گام نخست راهاندازی انجام میشود و به دانش فنی تیم کلینیک نیاز ندارد.
پرسشهای مربوط به ساعت کاری، خدمات، نشانی و روند نوبتدهی بر پایهٔ اطلاعاتی پاسخ داده میشود که کلینیک در تنظیمات ثبت کرده است. منشی هوش مصنوعی هرگز مشاورهٔ پزشکی نمیدهد و موضوعهای فوری را طبق دستورهای از پیش تعیینشدهٔ کلینیک ارجاع میدهد و همان لحظه به کلینیک اطلاع میدهد.
این خدمت را به انگلیسی ببینید: ai-receptionist-clinics
در یک جلسهٔ معرفی رایگان ببینید منشی هوش مصنوعی در ساعت شلوغ کلینیک شما چگونه پاسخگویی هم‌زمان را بر عهده میگیرد. شروع دورهٔ آزمایشی با ۱۴ روز رایگان، بدون کارت بانکی است.
رزرو جلسهٔ معرفی رایگان